SCIS : The Beginning

Logo SCIS Polwiltabes Surabaya

Kebutuhan Sistem Informasi (SI) yang terintegrasi di organisasi besar seperti kepolisian adalah suatu hal yang mutlak di era komunikasi saat ini, terlebih lagi pada suatu satuan kerja yang mengemban fungsi investigasi kejahatan. Bisa dibayangkan banyaknya data-data para kriminal yang tidak tersimpan dengan baik akan membuat mereka dengan bebas berkeliaran tanpa takut tertangkap oleh aparat kepolisian. Kabar buruknya, ketertinggalan Polri di bidang Teknologi Informasi memungkinkan hal ini terjadi. Pencatatan kriminal masih dilakukan secara konvensional, akibatnya pencarian data-data kriminal masih memerlukan waktu yang lama.

Pada tahun 2008 lalu, beberapa saat setelah saya diberikan tugas dan tanggung jawab sebagai Paur Mindik Unit I Pidum Satreskrim Polwiltabes Surabaya, saya melihat kebutuhan SI  ini harus segera dipenuhi mengingat banyak terjadi miss-management akibat cara-cara konvensional, seperti hilangnya (diduga secara sistematis) beberapa produk administrasi penyidikan yang memiliki pertanggungjawaban hukum cukup besar. Selain itu juga sering terjadi permasalahan sepele namun meluas, seperti ketidakefektifan pembuatan produk administrasi penyidikan yang seharusnya dapat dibuat lebih cepat dan simpel.

Oleh karena itu, pada awalnya saya membangun aplikasi sederhana untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut di atas dengan dibantu programmer yang tak lain sahabat saya Ardhianto Hari Prasetyo, alumnus Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya Fakultas Teknik Informatika. Aplikasi yang dinamakan e-Admin ini masih sangat sederhana, cukup meng-generate seluruh produk administrasi dalam berkas perkara dalam sekali entry data. Tujuannya juga sederhana, untuk mempermudah pembuatan produk untuk kemudian dilakukan pengarsipan secara lebih tertib.

Permasalahan klasik langsung muncul pada tahap implementasinya. Dengan alasan rendahnya kualitas SDM para penyidik, aplikasi ini ditinggalkan begitu saja. Buat mereka akan jauh lebih mudah mempekerjakan Pekerja Harian Lepas (PHL) untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut, sebagaimana sebelumnya mereka lakukan. Menghadapi permasalahan ini, saya tidak bisa seenaknya menggunakan “tangan besi” untuk memaksa mereka menggunakan aplikasi ini, dengan pertimbangan keberlanjutan penggunaan setelah saya tidak lagi menempati jabatan disana.

Seiring berjalannya waktu, aplikasi ini dikembangkan untuk menghadapi permasalahan di atas, dan juga untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manajemen penyidikan lainnya sesuai rencana pengembangan, yaitu :

1.       Pencarian data-data penyidikan yang lebih mudah.
2.       Penyimpanan arsip secara digital (Paperless).
3.       Kontrol penanganan perkara.
4.       Reduksi penyimpangan pekerjaan oleh penyidik.

Hanya diperlukan satu solusi atas kebutuhan-kebutuhan tersebut, yaitu sebuah basis data perkara. Data-data penyidikan digali dan dikumpulkan pada basis data tersebut agar dapat diolah untuk kemudian disajikan sesuai kebutuhan organisasi. Proses pembangunan basis data ini cukup memakan waktu lama, alasannya pertama belum ada acuan basis data serupa yang mengelola data-data investigasi, kedua saya masih harus disibukkan tugas-tugas rutin, ketiga tidak ada dukungan berarti dari pihak manager, dan keempat keterbatasan pembiayaan untuk keperluan programming.

Namun singkat cerita, pada tahun 2011 rencana pembuatan basis data ini akhirnya dapat direalisasikan. Sistem Informasi pionir ini kami namakan Surabaya Crime Information System (SCIS) dan baru diujicobakan di Unit I Pidum Satreskrim yang beranggotakan 70 personil. Sistem Informasi ini cukup akurat, sangat membantu tugas-tugas supervisor, namun juga mampu meningkatkan partisipasi penyidik. Dalam waktu singkat basis data ini telah terisi data-data penyidikan sebanyak 2 tahun terakhir.

Tadinya saya berharap bahwa dengan diperkenalkannya aplikasi e-Admin yang sederhana dapat mempermudah masuknya implementasi SCIS di kalangan penyidik, ternyata harapan itu sulit diwujudkan. Walaupun partisipasi dari penyidik meningkat, namun gejala ini tidak berlangsung lama. Satu persatu penyidik di unit ini kembali ke pola lama dengan alasan mereka kurang terampil mengoperasikannya. Selain itu mereka berpendapat bahwa pekerjaan mereka bertambah tanpa ada penambahan manfaat yang dapat dirasakan. Memang sejujurnya desain sistem SCIS yang dahulu saya lakukan itu masih terbatas pada perbantuan tugas–tugas supervisor.

Satu pembelajaran yang berarti pada dua kasus ini, baik e-Admin maupun SCIS, bahwa implementasi teknologi informasi akan berhasil, jika dan hanya jika, mendatangkan manfaat yang signifikan tidak hanya pada salah satu komponen sistem saja, melainkan pada seluruh komponen yang terlibat. Untuk itulah saya berupaya mengidentifikasi “manfaat yang signifikan” bagi setiap komponen sistem informasi manajemen penyidikan sebagai berikut :

1.       Bagi Manager

•      Membuka jalur komunikasi yang efektif dengan kejaksaan
•      Membantu pengendalian satuan-satuan/ unit-unit kerja 
•      Mempermudah rekapitulasi penanganan perkara untuk keperluan pelaporan
•      Memperlancar upaya komunikasi (keterbukaan informasi) dengan masyarakat yang dilayani
•      Membantu proses pengambilan keputusan dalam penanganan perkara
•      Memacu pemberdayaan potensi kepemimpinan yang dimiliki

2.       Bagi Supervisor

•     Menyederhanakan pengelolaan data penyidikan tanpa harus bergantung pada kehadiran penyidik
•     Mempermudah mekanisme pengawasan pada penerbitan produk administrasi penyidikan
•     Membantu pengukuran kinerja penyidik dan penyelidik
•   Mempermudah analisa dan evaluasi penanganan perkara, baik dari kecepatan penanganan, pemenuhan target s.d. kontrol penerbitan Surat Pemberitahuan Perkembangan Hasil Penyidikan (SP2HP)

3.       Bagi Penyidik

•     Mempermudah pencarian data penyidikan untuk keperluan pengungkapan kasus
•     Membantu proses pemenuhan alat bukti dalam pemeriksaan
•     Mengurangi pekerjaan-pekerjaan teknis yang menghabiskan waktu
•     Menyediakan acuan pengukuran kinerja yang obyektif untuk kepentingan pembinaan karir

Berdasarkan hasil identifikasi tersebut, saya menentukan rencana pengembangan Sistem Informasi yang jauh lebih kompleks. Rencana besar yang terbagi pada tiga tahap ini akan memakan waktu sangat lama, yaitu diperkirakan mencapai 20 tahun. Bayangan tentang situasi yang akan saya hadapi dalam merealisasikan rencana ini menyeruak, namun hal ini tidak menyurutkan semangat saya, karena jika tidak segera dimulai, kapan lagi?

(To be continued)